Stormødegruppen årshjul

Størmødegruppen

 

Formål:

Formålet med stormødegruppen er at arrangere årets stormøde.

Stormødet er et heldagsarrangement, som danner ramme om foreningens generalforsamling. Arrangementet kan indeholde både faglige og sociale elementer, og stormødet afsluttes typisk med en middag.

Det, der ligger fast, er at arrangementet skal afholdes den første lørdag i november, og der skal være plads i programmet til generalforsamlingen.

Årshjul for Stormødegruppen:

Planlægning af årsmødet år n+1 begynder på stormødet år n.

Stormøde år n

På stormødet indsamles gode ideer til det kommende stormøde.

Her ud over aftaler gruppen, hvem der sørger for at indkalde til første møde, der typisk falder sammen med afholdelsen af stormødegruppens middag (hvorfor både afgående og nye medlemmer er med til denne).

Umiddelbart efter stormødet opdateres hjemmesiden med med dato for stormøde år n+1.

Brainstorming

Brainstormingprocessen har en varierende længde, men målet er at få fastlagt emnet for det kommende stormøde. Typisk fastholdes mindst 2 emner indtil det viser sig, hvad der praktisk kan lade sig gøre.

I første del af fasen ligger et kickoff møde i form af en stormødegruppe-middag. Længden af brainstorming fasen kan variere fra 5 minutter til et halvt år.

Beslutning

I beslutningsfasen besluttes det endelige emne. Det besluttes, hvordan form og rammer for stormødet skal være. Ligeledes laves der aftaler med eventuelle eksterne partnere (foredragsholdere, lokale, catering osv.)

Handling

De konkrete opgaver med det i forbindelse med det konkrete stormøde udføres. Disse varierer naturligvis fra stormøde til stormøde, men kan f.eks. indeholde:

  • Informere webgruppen om, hvordan tilmeldingen skal skal foregå
  • Informere bestyrelsen om budgettet
  • Koordinere datalogbrev med bestyrelsen (bestyrelsen står for generalforsamlingen, stormødegruppen for resten af mødet)
  • Håndtere bestilling af diverse ting (eks. t-shirts, forklæder eller nødvendigt hardware)
  • Indkøb af diverse drikkevarer (øl / vand og lodtrækningsgevinster til generalforsamling og vingaver til foredragsholdere)
  • Opdatering af hjemmesiden løbende som program og indhold fastlægges
  • Osv.

For mange af opgaverne gælder det, at nogen har prøvet det før, så de er meget overkommelige.

Proces

Stormødegruppen arbejder agilt, så de fire dele af årshjulet har overlap, ligesom gruppen altid er forberedt på at skulle håndtere ændringer i planerne.

Praktiske oplysninger til stormødegruppens medlemmer 

I forbindelse med arrangering af stormøde er der en række praktiske ting, som skal på plads. Det meste af dette afhænger naturligvis af det konkrete stormødes form og indhold. Der er dog en del ting, som har været "brugt" flere gange, og derfor er der her et lille afsnit med praktiske facts, der kan bruges, når et stormøde arrangeres:

Lokale og mad

Når stormødet afholdes "hjemme", foregår det i IT-huset (Incuba) lille auditorium - Åbogade 15, Aarhus N. (Lokalet har nr. 5510-104 Incuba Lille Aud.)

Lokalet skal reserveres og det klares ved at sende en mail til Arne Nis Jensen (ajensen@cs.au.dk)

Kantinearealet og maden skal man tale med Winnie Salling (ws@sfh-au.dk tlf.: 87153934) fra Studenterhusfonden om: http://www.studenterhusfonden.dk/ . Når man anvender lokalerne, skal man købe mad i kantinen (til min. 50 deltagere).

For at få styr på døroplukning/ alarm til både bygning og auditorium skal man snakke med Mona Danekilde (md@incuba.dk eller tlf.: 87345555). Mona skal bl.a. informeres om, hvem fra unviersitetet, der er ansvarlig for arrangementet - her kan henvises til foreningens kasserer Kai Birger Nielsen.

Alternativt klares døroplukning/ alarm til auditoriet ved at betjene driftitby@science.au.dk. 

Trøjer eller anden merchandise

Her plejer vi at kontakte sportstrykkeriet eller lasertryk.dk. Ofte kontaktes Niels Frey for at få et godt motiv til merchandise.

Tilmeldingsfrist

Tilmeldingsfristen skal hænge sammen med den aftalte frist i forbindelse med mad og den frist, der er for at få lavet evt. merchandise. Ofte tillades meget sen tilmelding, hvor det gøres klart for tilmelderen, at han/ hun ikke har mulighed for at få/ bestille merchandise.

Foreningens kommunikationsmedarbejder kan udsende remindermail til foreningens medlemmer.

Tilmelding til stormøde foregår via nettet. Det har hidtil været webgruppen (Kell Sønnichen), der stod for den del. I 2014 stod stormødegruppen selv for del (Claus Riber: claus@riber.dk)

Datalogbrev

Reklame for årets stormøde foregår bl.a. via et datalogbrev. Datalogbrevet indeholder, ud over facts om stormødet (f.eks. program og info om foredragsholdere), også indkaldelse til generalforsamlingen. Derfor koordineres datalogbrevet med bestyrelsen, der så sørger for resten af processen.

Websider

Der reklameres på LinkedIn og Facebook for stormødet.

Datalogforeningens hjemmeside opdateres med facts om stormødet efterhånden som det bliver klart. (Jan Holdam har adgang til redigering af hjemmesiden: jan@holdam.dk)

Foredragsholdere

Hvis der kommer foredragsholdere eller lignende, er det en god ide at:

  • Få dem til at skrive lidt om, hvem de er,
  • Hvad de vil snakke om
  • Skaffe et billede af dem

Det letter udarbejdelsen af datalogbrev og hjemmeside, og stormødegruppen kommer ikke til at skrive noget, som foredragsholderen ikke kan stå inde for.

Økonomi

Stormødegruppen udarbejder et budget, som godkendes af bestyrelsen/ foreningens kasserer (Birger). I budgettet indgår naturligvis alle udgifter og indtægter. Indtægter er deltagerbetalingen for hhv.:

  • Deltagelse i dagsarrangementet (denne har af og til været opdelt, så man kunne tilmelde sig dele af dagen)
  • Middag om aftenen 

 Husk:

  • Evt. merchandise, der tages betaling for
  • Betaling af foredragsholdere - vær opmærksom på, om det er inkl. eller eks. moms. Hvis de ikke vil betales, plejer de at få noget god vin. Hvis de spørger, hvad vi vil give, plejer vi at sige standard foredragssats (et par tusinde)
  • Mad (tjenere, leje af kaffemaskine eller hvad det nu måtte være)
  • Leje af lokaler, transportmidler m.v. 
  • Aftenens middag

Jan Møller Jensen har eksempel på tidligere stormøde budget (jan.mr.jensen@gmail.com)

Program

Det kan være rart at tage udgangspunkt i et tidligere program for at vurdere, hvor meget tid, der skal programsættes til de forskellige elementer.

Et eksempel på programmet fra stormødet 2013:

09.15 Morgenmad

09.55 Velkomst

10.00-10.45 Flemming Frandsen, Formand OSAA, "Hackerspaces and Open Space Aarhus (OSAA)"

10.45-14.00 Hands on embeddede controllere, afbrudt af frokost

14.00-14.45 Anders Høeg Nissen, DR's Harddisken, "Gadgets for alle"

14.45-15.45 "Workshop"/ rundvisning/ arbejdende værksteder, Kaffe undervejs

16.00-17.00 Bertho Stultiens, OSAA, "Skøre elektronikkonstruktioner inkl. flip/dot displays og 7400-logik

17.15-18.45 Generalforsamling

19.45 Spisning på restauranl Le Pagnol, Sdr. Allé 29, 8000 Aarhus C